De voordelen van de digitalisering van een archief

Geplaatst op 5 mei 2021

Veel bedrijven werken nog met een analoog archief. Daar is op zich niets mis mee. Wel is het erg belangrijk om te zorgen dat je een back-up hebt van het analoge archief. Je kunt natuurlijk alles met de hand over gaan schrijven of typen, maar het is ook mogelijk om je archief te laten digitaliseren. In deze blog gaan we jou vertellen wat de voordelen van digitalisatie van je archief zijn om je een beetje te inspireren. Lees snel verder in deze blog om erachter te komen hoe gemakkelijk het is om een digitalisering van je archief te laten realiseren.

Voordelen van digitalisatie 

Het is supermakkelijk om je archief te laten digitaliseren. Bij https://multiscan.nl/ weten ze er alles van, dit bedrijf is namelijk gespecialiseerd in het digitaliseren van gegevens. Het is overigens niet zo dat digitalisatie van analoge gegevens altijd over documenten op A4 formaat gaat, sterker nog: er zijn meerdere media die gedigitaliseerd kunnen worden. Zo is het mogelijk om microfilm, VHS, drukwerk en ga zo maar door te laten digitaliseren. 

Al deze gegevens worden door de digitalisatie een stuk toegankelijker voor een grotere groep mensen. Het is ook mogelijk om met meerdere mensen te werken met één en hetzelfde bestand. Daarbij scheelt het of je per dag drie a vier keer naar de kelder / het archief moet lopen om een document in te zien, of dat het gewoon via je computer opvraagbaar is. 

Veiligheid van digitalisatie 

Wanneer je eraan denkt dat er bijvoorbeeld brand kan uitbreken in een pand, dan weet je ook direct dat het archief dan op deze manier nogal kwetsbaar is. Wanneer je een digitale back-up hebt van je archief dan zijn alle belangrijke gegevens nog steeds opvraagbaar. Het is natuurlijk wel van belang dat het archief dan opgeslagen is op een externe plek en dus niet op een server in het pand, want zo’n server is dan ook kwetsbaar. Ook als het gaat over persoonsgegevens en de bescherming daarvan is een digitaal archief bijzonder veilig, zeker wanneer je het op een professionele manier laten beveiligen.